Delen
13 mei

Managementinformatie in Excel of in een Online Dashboard?

Wie gebruikt Excel niet? Deze software is vaak de basis van de informatievoorziening in iedere onderneming. Eindeloze getallen met prachtige formules verdeeld over meerdere tabbladen voor de juiste managementinformatie. De eerste versie van Excel kwam in 1985 uit voor de Macintosh en in 1987 kwam Excel 2.0 die geschikt was voor Windows. Maar is Excel nog steeds het meest geschikt voor ondernemers en managers? Wij zetten de 4 belangrijkste overwegingen op een rij: 

1. Tijdrovend vs. volautomatisch

Een goede structuur opzetten voor management informatie in Excel is tijdrovend. Het continu handmatig overnemen van bestaande data uit diverse bronnen zoals bankgegevens, financiële administratie, CRM systemen, verkoopcijfers en uur/projectadministratie is een steeds terugkerend proces dat veel tijd kost. Het is drie keer arbeid verrichten! De data wordt eerst in de systemen zelf gezet, daarna wordt deze data overgenomen in Excel en vervolgens dienen deze nog gecontroleerd te worden.

Hoe anders gaat dit bij volautomatische rapportage met online management dashboards. Reeds bestaande data wordt, zonder enige fysieke handeling (lees: volautomatisch), uit de bestaande databronnen gehaald en in één dashboard systeem geplaatst. Deze managementinformatie is zonder tijdsinvestering altijd actueel en compleet. 1-0 voor het online dashboard!

2. Foutgevoelig vs. betrouwbaar

Uit onderzoek is gebleken dat 1 op de 20 cellen in Excel een fout bevat. Het gaat hierbij om verkeerd ingevoerde data en foutieve formules. Kortom, menselijke handelingen die de gebruikte informatie foutgevoelig maken. Bij online dashboards werkt dit heel anders: zoals gezegd wordt alle data automatisch ingelezen (in plaats van handmatig ingevoerd), maar bovenal staan alle berekeningen, groeperingen, filters en formules al voor gedefinieerd. Met een hoge betrouwbaarheid als gevolg. Een duidelijke winst voor online dashboards dus, want sturen op correcte management informatie is een vereiste voor het maken van goede beslissingen.

3. Complex vs. gebruiksvriendelijk

In aanvulling op de foutgevoeligheid van Excel, zijn spreadsheets ook berucht voor de exponentieel toenemende complexiteit. Hoe langer iemand werkt met een eigen gebouwde spreadsheet of draaitabel, hoe meer formules, verwijzingen, checks, etc. hierin worden opgenomen. Maar wat als de ontwerper van deze spreadsheet even niet aanwezig is of, nog erger, het bedrijf verlaat? Een crime voor de continuïteit van jouw management informatie voorziening. Ook hier bieden online dashboards de uitkomst: ook hierin kunnen volledig naar eigen inzicht rapportages gebouwd worden, maar de wijze waarop biedt veel meer gebruiksgemak en vast omlijnde mogelijkheden die voor iedereen goed te begrijpen zijn.

 

4. Versnippering vs. overkoepelend

Big Data is een hype, want iedere onderneming zit op een berg data. Maar met alleen data bent je nog nergens, doe er iets mee! Zodra bedrijven hun bestaande, versnipperde data, in een overkoepelend management dashboard inzichtelijk krijgen wordt van data nuttige informatie gemaakt: jouw Big Data met Echte Waarde is geboren! Tel maar eens na, hoeveel losse systemen of Excel bestanden heb jij met versnipperde brokken informatie waar de onderneming op gestuurd moet worden? Voeg de data uit al deze bestanden samen en laat automatische koppelingen het werk doen om deze data in een overkoepelend dashboard te krijgen. Nieuwe, bron overschrijdende KPI’s komen daarmee binnen handbereik. De ondernemer kan (samen met zijn adviseur) het stuur weer in eigen hand nemen en continu vooruit kijken, want daar liggen jouw kansen.

Conclusie: investeer in jouw eigen online dashboard

De investering in een management informatie dashboard, zoals Comandi, is beperkt en bovendien direct terug te verdienen. De software is eenvoudig opgezet en geeft geen onverwachte kosten. En de investering in het inrichten van jouw dashboard wordt vaak al direct terugverdiend door een significante besparing van tijd. Vervolgens hoef je alleen nog te kiezen wat er met deze nieuwe tijd gedaan moet worden. Vaak wordt het een keuze tussen meer declarabele uren of extra vakantie. Waar kiest jij voor: blijft het Excel of wordt het een online dashboard?

Benieuwd naar Comandi? Vraag hier direct zelf een demo aan en ervaar zelf hoe makkelijk en overzichtelijk een dashboard werkt!

Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
Logo
  • Dutch
  • Belgium